Outsourcing Informatico

Respuesta a Que servicios subcontratar: Las mejores actividades para iniciarse en el outsourcing son aquellas que no tienen una influencia significativa sobre la productividad o el beneficio de la empresa. Una vez establecidas relaciones estables y de confianza con un proveedor, la compañía puede conseguir entonces un mayor margen de beneficios a través del outsourcing de actividades de mayor importancia. Por ejemplo, como primera aproximación al outsourcing, un banco podría subcontratar las llamadas entrantes para pedir información general, o quizá el telemarketing. Una vez el proveedor haya demostrado su eficiencia, el banco podría delegar funciones más complicadas como la gestión de deudas o ciertos procesos técnicos.

Como norma general cualquier servicio que puede ser realizado en una ubicación distinta de la central, puede ser subcontratado. Algunas (pero no todas) de las principales áreas de una empresa objeto de outsourcing son:

• Data Entry (Proceso de datos)
• Data Capture/Scanning (Captura de información, construcción de bases de datos)
• Data Processing and Database Management (Gestión de información y bases de datos)
• Data Conversion (Conversión de datos)
• Data Entry (Entrada de datos)
• e-CRM (Gestión de clientes)
• SCM (Control de versiones y revisión)
• Forms and Claims Processing (Proceso de formularios y reclamaciones)
• Order Processing (Tratamiento de Pedidos)
• Indexing and Archiving ( Indexación y archivo de documentos)
• Web site design, development and normal creation (Diseño y desarrollo de webs)
• Software Programming, Development and Technology tools creation (desarrollo de software)
• Call Center Activities (centros de llamadas)
• Web Research and Data Mining (investigación online y minería de datos)
• Conducting market surveys or any other surveys (estudios de Mercado y estadísticas)
• Design and DTP (diseño y autoedición publicitaria o periodística)
• Engineering and Design (Ingeniería u diseño civil)
• Multimedia and Animation (Multimedia y animación)
• Transcription medical, legal and others (prescripción médica o legal)
• HR Services (recursos humanos RRHH)
• Internet Marketing, SEO (online marketing, posicionamiento en buscadores)
• Training ( Funciones de training de empleados)
• Writing and Translation (Crear, Copiar, Resumir o Traducir documentos)
• CAD/CAM Services (Diseño asistido por ordenador, Manufactura asistida por ordenador )
• Bookkeeping and Finance (gestión financiera, contable y mercantil)

Respuesta a Por que deberia hacerlo: El outsourcing supone una gran oportunidad de conseguir cuatro factores clave de negocio: especialización, escalabilidad, eficiencia de costes y velocidad de respuesta ante el mercado.
Las mercancías han sido producidas globalmente en eficientes centros de bajo coste durante décadas (pensemos en China o Japón 40 años atrás). A través de las ventajas que ofrecen las tecnologías de la información y la comunicación (TIC), hoy es factible proporcionar además servicios desde centros debajo coste. En realidad no sólo es factible, es inevitable.

Una vez empezado un negocio, la compañía no necesita especializarse en atención al cliente o soporte en línea, entre otras muchas. Es por ello que muchas compañías han optado por el outsourcing. El servicio al es desarrollado mejor por una empresa especializada, con experiencia, y costes mucho más bajos. De modo, además de ahorro que se produce, los creadores del negocio puede concentrase en hacer crecer la compañía y mejorar su rendimiento.

Algunas (pero no todas) de las principales razones para subcontratar una empresa de outsourcing son:
La actividad a subcontratar no es vital, no genera benéficos o no contribuye a ser más competitivo.
La actividad a subcontratar es un proceso rutinario que malgasta tiempo y energía de personas.
La actividad a subcontratar es una necesidad temporal o bien que aparece de forma cíclica
Es más barato subcontratar la actividad que hacerla desde la propia empresa, pero afecta a personas o recursos que serían rentables y necesarios usados en otra actividad.

Las habilidades requeridas para desarrollar la actividad son tan especializadas es poco práctico y rentable tener a alguien empleado de manera regular en ello.

Respuesta a Que es el outsourcing: Un proceso de outsourcing es el proceso de delegar operaciones o proyectos de producción interna a un proveedor externo. Se trata de una decisión de negocio que permite a las organizaciones concentrarse en sus core competentes, mientras subcontratan a proveedores externos de bajo coste para hacerse cargo del resto.

BM ha anunciado la renovación del acuerdo de outsourcing que mantenía con el gigante farmacéutico AstraZeneca con la firma de un nuevo contrato por un periodo de siete años y un montante de 1.400 millones de dólares (1.030 millones de euros).

Según los términos del acuerdo, IBM proporcionará a la empresa de origen británico una infraestructura TI única, así como la gestión de servicios TI a escala global, incluyendo el hosting de servidores y almacenamiento, el help-desk y la gestión de PCs, redes y comunicaciones en un total de 60 países.

Por su parte, AstraZeneca mantiene el control sobre la estrategia, así como sobre el desarrollo y soporte de sus aplicaciones. “El alcance global y la economía de escala que proporciona IBM, permitirá a AstraZeneca centrar sus esfuerzos en añadir valor a sus operaciones científicas, comerciales y de aprovisionamiento”, ha señalado el CIO de la farmaceútica, Richard Williams.

Coincidiendo con el anuncio, el Gigante Azul ha indicado que la firma de este contrato se produjo a principios de julio, de modo que no se contabilizará en los resultados correspondientes a su segundo trimestre fiscal, los cuales se darán a conocer mañana.

El Outsourcing TI, o lo que es lo mismo, la contratación de proveedores externos de servicios tecnológicos, es una práctica cada vez más extendida entre las empresas españolas, especialmente entre las medianas y grandes.

Y es que, a través de esta fórmula, se aseguran un acceso rápido a tecnologías de última generación, al tiempo que liberan recursos propios para dedicarse a proyectos de mayor valor añadido para el negocio.

Prueba de esta tendencia son los datos recogidos en 2005, año en el que el mercado de la consultoría TI en España creció hasta los 6.700 millones de euros (más de un 8% con respecto a 2004), siendo el outsourcing la parte del mercado de consultoría que mayor crecimiento registró en nuestro país, con un incremento del 15% y una cifra cercana a los 2.200 millones de euros.

Pese a la ingente cantidad de proyectos de outsourcing en marcha, en un número importante de ellos no se llegan a alcanzar los objetivos planteados, mientras que otros directamente fracasan. Así, en un estudio de la consultora Orbys Consulting, una tercera parte de las empresas consultadas admitió que el outsourcing no cubrió sus expectativas, optando el 23% de ellas por revertir el proceso de externalización.

Las razones para estos malos resultados radican, principalmente, en la falta de alineación entre el departamento de Sistemas y las estrategias corporativas de la organización, y en las dificultades surgidas en la selección y gestión de socios tecnológicos, sobre todo en los grandes proyectos de TI.

En relación con esta última, cabe señalar igualmente el establecimiento de relaciones poco óptimas y, en algunos casos, claramente inadecuadas, con los proveedores de servicios externos de TI. Todas estas razones apuntan fallos en las distintas fases de planificación, contratación y ejecución del proyecto, de ahí que un enfoque estructurado, que cubra todas las fases del proyecto y de la relación con el proveedor, pueda resultar clave para que dicho proyecto se realice con éxito.

Dos áreas básicas en el desarrollo del proyecto

En el desarrollo de este tipo de proyectos se identifican dos áreas fundamentales: la contratación y la gestión contractual con el/los proveedores externos. En la primera, que tiene por objeto seleccionar al proveedor o proveedores más adecuados para proveer a las organizaciones la funcionalidad requerida, se podrían identificar las fases de definición de la estrategia, selección del proveedor y preparación de los contratos.

En cuanto a la segunda, se trata de gestionar la relación contractual con los proveedores externos, de manera que la organización reciba la funcionalidad en el lugar y momento apropiados. En este área, la organización debe prestar atención a la preparación de la fase de transición (traspasando al proveedor los servicios que se prestaban internamente) y al nombramiento de un responsable o equipo interno para la gestión de estos agentes, con el fin de garantizar un traspaso rápido y evitar bajos niveles de servicios TI percibidos por las unidades de negocio de la empresa.

Como paso previo debe elaborarse una buena estrategia de Outsourcing TI, en la que la organización debe tener claro que, para iniciar un proyecto de externalización de servicios, éstos deben aportar un valor claro tanto al departamento de TI como a la organización en general.

Dicha estrategia debe estar alineada con los objetivos tecnológicos de la organización y tener en cuenta diversos factores, incluida la importancia de los sistemas TI para la marcha del negocio, el nivel de complejidad y sofisticación exigido para los mismos con el fin de satisfacer las demandas del negocio y las capacidades contractuales de la organización. Asimismo, debe tener en cuenta la madurez de su departamento de Organización y Sistemas y sus capacidades para la gestión de varios proveedores externos con éxito.

Selección del proveedor

Una vez completada la elaboración de la estrategia, la cuestión más importante a resolver es saber si la compañía alcanzará sus objetivos haciendo uso de uno o varios proveedores de servicios. Aclarado este punto, llega la fase de selección de un proveedor externo, para la que previamente deben definirse y acordarse con anterioridad los criterios de selección.

Es difícil elegir al proveedor que mejor se ajusta a las necesidades de la compañía en base a criterios tales como su oferta de servicios, precios, formas de trabajar y de colaborar, agilidad, innovación, coincidencia entre las culturas de negocio de ambas organizaciones o su posicionamiento en el mercado local, nacional e internacional. Esta selección exige un acercamiento estructurado que ayude a la organización en la comparación de productos y servicios más o menos similares, ofertados por diferentes proveedores.

Completada la selección es el momento del cierre del contrato, para la definición formal del alcance, tipo y volumen de los servicios prestados y de las condiciones del acuerdo, ayudando a la organización a gestionar la relación y a evaluar los beneficios que la misma le aporta.

Dicha relación, y el contrato que la soporta, deben estar provistos de cierta flexibilidad, que se puede alcanzar contemplando cláusulas y procedimientos para la introducción de cambios, mecanismos para la revisión de precios, procesos de innovación, indicadores de rendimiento clave y la capacidad de establecer alianzas parciales o subalianzas.

La transición, clave para el éxito del proyecto

La fase de transición consiste en la migración del modo de operar de la compañía al modelo de operación acordado y contratado con el proveedor externo. Este proceso de transición no cubre únicamente los sistemas de información, la infraestructura, los servicios y la organización, sino también los roles, el comportamiento y las responsabilidades de la compañía y de sus proveedores de servicios.

En cuanto a la fase de ejecución, durante la misma resulta esencial no sólo que se monitorice la prestación de los servicios concretos, sino también que se implementen los cambios necesarios para adaptar o ajustar el volumen y nivel de estos servicios a las condiciones del mercado y del negocio.

Al final de cada contrato, para la organización se inicia una nueva fase de transición, ya que la misma debe trasladar de nuevo los servicios que tenía externalizados para ser prestados internamente o a través de nuevos agentes. La evaluación exhaustiva de la relación y los resultados ayuda a la empresa a establecer los puntos para el aprendizaje continuo en futuros acuerdos con proveedores externos.

A modo de resumen

El proceso de definición de las políticas de outsourcing y su implementación es un proceso complejo, con mucho margen de error y donde una decisión errónea puede resultar muy cara. Por esta razón, es importante que las empresas sepan que hay compañías independientes en el mercado capaces de ayudarlas, especialmente en la contratación de proveedores externos de TI.